Подарочный этикет
- 11.07.2012 14:58
У делового человека в течение года возникает потребность примерно в двухстах подарках, предназначенных деловым партнёрам, коллегам и сотрудникам. Такой подарок не всегда требует душевных усилий и проявления фантазии, но предъявляет особые требования к вашему вкусу, чувству меры и гармонии.
Цена вопроса
В мировой деловой практике давно разработаны инструкции для должностных лиц по поводу характера подарков и их стоимости. Например, сотрудник фирмы не должен принимать подарок дороже двадцати долларов. В Америке любой подарок чиновнику дороже пятидесяти долларов считается взяткой. Во Франции предельная цена подарка — тридцать пять евро. Более дорогие презенты предписано возвращать дарителю. Если же служащий всё-таки желает его принять, ему необходимо обратиться за специальным разрешением к сотруднику своей организации, занимающемуся вопросами деловой этики.
Ещё лет десять назад даже президент США обязан был сдавать в казначейство подарок, который стоил дороже ста долларов. В Великобритании стоимость подарка члену правительства не может превышать ста сорока фунтов стерлингов (примерно двести восемьдесят долларов). Если министр захочет оставить подарок себе, он обязан выплатить в казну разницу между его реальной стоимостью и ста сорока фунтами.
Что касается российского бизнеса, то законодательство определяет верхний стоимостной порог делового подарка в пять МРОТ. Превышение этой суммы официально считается взяткой. Но, к сожалению, даже закон не всегда останавливает щедрых российских дарителей.
Не секрет, что коррупция, подкуп служебных лиц — одна из самых острых проблем в российской государственной, судебной, политической и бизнес-сфере. Так что подарочный этикет — постоянная головная боль как для крупных и активно работающих на рынке компаний, так и для небольших фирм со скромным капиталом.
В последнее время прослеживается тенденция уменьшения стоимости деловых подарков. Однако массовым явлением это станет ещё не скоро. Тем не менее многие компании вводят разного рода ограничения на подношения своим работникам. Например, некоторые банки, заботясь о своей репутации, запретили сотрудникам принимать со стороны даже сувениры.
Как правило, протокольные отделы, должностные инструкции, а также кодексы компаний специально регламентируют эту часть деятельности фирмы, фиксируя стоимостные ограничения. Цена подарка определяется исходя из масштабов и специфики деятельности фирмы (нефтедобывающая компания или полиграфический салон), учитываются также и другие параметры. В том числе статус одариваемого (глава фирмы-партнёра или курьер компании), цель подарка (демонстрация добрых намерений или реклама услуг), характер отношений (многолетняя дружба или коллегиальное сотрудничество), повод, по которому делается подарок (личный юбилей или профессиональный праздник) и многое другое.
При выборе подарка необходимо хорошо представлять человека, которому он будет вручён. При этом нельзя забывать, что дарилось ранее. В компаниях существуют специальные службы протокола, которые ведут подарочный фонд своего руководителя. Повторно можно преподносить лишь цветы, шоколадные наборы и спиртные напитки.
Как вручить подарок
Международное правило делового протокола для любой категории гостей — при первой встрече подарки сначала дарят хозяева. Их вручают, подойдя к гостю, всегда с доброжелательной улыбкой. Нельзя передавать подарки через стол.
Идеальная форма вручения подарка, безусловно, — личная встреча. С курьером или по почте его можно послать, если даритель болен, находится в отъезде, живёт в другом городе или стране.
Что будет приложено к подарку — сопроводительное письмо, открытка или визитная карточка, — зависит от характера отношений. Письмо больше подходит для романтических отношений. Во всех остальных случаях достаточно вложить открытку или визитную карточку с надписью в левом нижнем углу p.f., p.r. или на русском языке «Поздравляет», «Благодарит» (обязательно в третьем лице!). Подарок вручается двумя руками (за исключением мелких предметов), с лёгким полупоклоном.
Ритуал вручения подарка при личной встрече не менее важен, чем сам подарок. Собственно говоря, подарок — это не столько сама вещь или предмет, сколько ситуация, возникающая в процессе дарения. Эта ситуация высвечивает отношения между людьми, средством поддержания которых и служит подарок.
Тот, кто вручает подарок, произносит поздравительную речь. Если его преподносят в открытом виде, то часто поздравления и пожелания увязываются с подарком, который в этой ситуации превращается в невербальную часть поздравительного текста.
Этот текст составляется индивидуально с учётом каждого конкретного случая. Главное — проявить вкус, продемонстрировать культуру, избежать банальностей и не переборщить с шутками.
При вручении подарков необходимо принимать во внимание характер мероприятия. В официальной обстановке его преподносят по всем канонам подарочного этикета. Это означает, что нужно обязательно учитывать место проведения мероприятия (Кремль или офис компании), характер торжества (юбилей главы фирмы или новоселье компании), состав участников и обстановку (статусные, ранговые различия, количество присутствующих), характер отношений и другие особенности. Часто официальные подарки сопровождаются так называемым «адресом», то есть поздравительным текстом, подписанным руководителем компании или коллегами. Шутки, конечно, допускаются, но это рискованный путь, так же как глубокомыслие и излишний пафос.
Если же подарки вручаются в небольшой фирме или отделе компании с семейной, дружеской атмосферой, то сама церемония и подарки вполне могут быть украшены шутками и фантазией коллег по работе. Однако и здесь лучше проявить осмотрительность, чтобы случайно не обидеть виновника торжества.
Как принять подарок
Принимать подарок полагается двумя руками. Независимо от стоимости все подарки принимаются с одинаковой благодарностью, даже если вещь не понравилась или у вас уже есть такая. Подобную сдержанность никоим образом нельзя считать неискренностью, малодушием или ханжеством. Ведь даритель попросту мог не угадать ваших вкусов и желаний. В любом случае терпимость и сдержанность, проявленная вами, лишний раз подчеркнёт хорошие манеры и воспитание.
В сфере деловых отношений, если подарок вручается публично и не в открытом виде, его не принято разворачивать и рассматривать. А вот светский этикет предписывает поступать как раз наоборот. Если подарок вручается в своём коллективе или в церемонии поздравления участвует небольшое количество людей, то вполне допустимо развернуть упаковку.
Если подарок прислан с курьером или по почте, то обычной формой благодарности является личное письмо или телефонный звонок. Традиция благодарственных писем пока мало распространена в России, но учиться этому необходимо. По этикету благодарственные письма пишут от руки. Если почерк плохой, от руки пишутся обращение и заключительная форма вежливости («Искренне Ваш…», «С уважением…» и т.д.). Отправляется такое письмо в течение недели со дня получения подарка.
Упаковка
Упаковке следует уделить особое внимание. Её низкое качество или отсутствие резко снижает впечатление от подарка. Это, например, ярко проявляется в японской этикетной культуре. Если дорогой подарок, предназначенный японцу, будет скромно упакован, то воспринимать его будут именно как скромный, а не как дорогой.
В сфере деловых отношений наиболее предпочтительной упаковкой считается подарочный пакет или коробка, так как бумага может быть повреждена охраной при осмотре.
Что касается вида упаковки, то он напрямую зависит от формы, размера подарка и даже от тех цветов, которые преобладают в его внешнем облике. Эту задачу решает декоратор с учётом ваших пожеланий.
Работа над ошибками
Ошибка в подарочном этикете, вне всякого сомнения, может стоить карьеры, так как вручение подарка в деловом мире чаще всего происходит публично. Следовательно, формальное отношение к его выбору, отсутствие вкуса или неуместная шутка могут навсегда испортить вашу деловую репутацию.
Иногда как обидные воспринимаются подарки так называемого производственного характера. Известен случай, когда в одной фирме вместо традиционных конфет и цветов к Новому году сотрудницы получили по калькулятору. Этот подарок стоил дороже, чем цветы и конфеты, однако вызвал не радость, а лишь недоумение: его сочли призывом работать больше и точнее, а вовсе не поздравлением.
Табу
Чаще всего запреты связаны с национальными особенностями. На Ближнем Востоке не допускаются подарки с изображением обнажённых женщин, а также домашних животных, например собак, которые считаются в этих странах нечистыми животными. Нож в качестве подарка деловым партнёрам из стран Латинской Америки может рассматриваться как разрыв отношений. Японцам нельзя дарить набор из четырёх предметов. Это число в Японии связано со смертью.
Получить в подарок часы зачастую воспринимается как дурной знак и в странах Запада, и на Востоке (на офисные часы эта традиция, как правило, не распространяется). Широко известно, что в китайском языке иероглиф «часы» напоминает иероглиф «смерть». Однако такой подарок будет вполне уместным, если деловой партнёр из Китая проявляет явный интерес к российским «командирским» часам, весьма популярным во всём мире, и продемонст рирует адекватное отношение к народным приметам.
Существует также небольшая группа общих запретов, характерных для культур многих народов мира. Например, не рекомендуется дарить зеркала, ножи, носовые платки, многие с предубеждением относятся к такому подарку, как жемчуг. Не принято дарить иконы. Они являются предметом культа и поэтому не могут быть подарком в светском понимании.
Крайне обременительны подарки в виде животных, за исключением тех случаев, когда есть предварительная договоренность на этот счёт.
Матрёшки (кроме футляров для алкогольных напитков), балалайки, самовары и другие типичные формы сувенирного китча нельзя назвать удачным подарком. Разумеется, это не распространяется на высокохудожественные произведения русских народных промыслов и декоративно_прикладного искусства.
Одна из модных тенденций — дарить репродукции известных полотен в ярких дорогих рамах. Этого делать категорически не следует! Бутафория — всегда моветон.
В списке запретов значатся также предметы личного характера. Например, в деловой обстановке не принято дарить одежду, бельё, духи, губную помаду, дамские сумки, мужские галстуки и другие подобные вещи. Не стоит дарить свои фотографии, если только об этом не попросили специально.
Когда лучше отказаться…
Этот вопрос в большей степени относится к этике, чем к этикету. Понятно, что дорогой подарок ставит одариваемого в обязывающее положение. Если в правилах и корпоративных нормативах компании нет рекомендаций на этот счёт, то каждый вправе решить эту проблему в соответствии со своими нравственными представлениями и нормами профессиональной этики.
Отказ от подарка — очень ответственный поступок, который, безусловно, должен быть мотивирован. Если подарок вручается лично, следует прежде всего поблагодарить дарящего и только потом объяснить свой отказ. Например: «Я очень сожалею, но, тем не менее, не могу (не вправе) принять ваш подарок по причине его слишком высокой стоимости (в соответствии с запретами, которые приняты в нашей компании)». Если подарок прислан по почте или доставлен с курьером, то его отправляют обратно с письмом или запиской такого же содержания.
Если в компании существует протокольный отдел или группа, то их сотрудники могут дать необходимые рекомендации на этот случай. Иногда дорогостоящие подарки передаются в казначейский отдел фирмы, а не возвращаются дарителю.
Корпоратив
Без корпоративных подарков не обходится, наверное, ни одна фирма. В небольших компаниях с семейной атмосферой они могут быть даже личными, что обычно не принято. В крупных фирмах такие подарки должны быть регулярными, необязательно дорогими и, конечно, не лично-интимными. Они нужны, чтобы подчеркнуть значимость каждого сотрудника, уважение к нему со стороны начальника и фирмы. Чаще всего дарят посуду, хрусталь, стекло, керамику, канцтовары, автоаксессуары, электронику, текстиль, спорттовары, брелки, шёлковые платки, фарфор и т.д. Обычно они украшаются логотипом фирмы.
Корпоративные подарки принято дарить на профессиональные праздники, Новый год, а также на личные юбилеи и знаменательные события вроде свадьбы, рождения ребёнка и т.п. В последнем случае они могут быть достаточно дорогими. Подарками часто отмечают завершение какого-либо совместного проекта, и тогда их ценность может разниться в зависимости от вклада того или иного сотрудника. Но лучше всего отпраздновать окончание общего важного дела, устроив банкет.
Подарки клиентам связаны с деятельностью фирмы, её услугами или продукцией и подчёркивают её престиж. Например, в США компания Davidoff рассылает пепельницы, зажигалки и другие сувениры всем своим «однофамильцам». В перечень подарков и сувениров клиентам компаний входит более десяти тысяч различных предметов: блокноты, ручки, брелки, кепки, зонты, чашки, сумки, миски для животных и др. Лидером по-прежнему остаются календари с логотипом фирмы.
Непременным условием такого подарка является отсутствие ответных действий со стороны клиента. Иначе говоря, клиент получает подарок, хранит его или пользуется им как полезной в быту вещью, но при этом не имеет со своей стороны никаких обязательств.
Подарок начальнику должен быть коллективным, хотя, по большому счёту, вообще не является обязательным, в отличие, скажем, от корпоративных подарков от лица фирмы и шефа своим сотрудникам. Личный, но скромный подарок шефу допустим для его помощника и секретаря, но он также должен носить деловой, а не личный характер.
Точный список подарков шефу вряд ли можно составить, так как начальником может быть и хозяин автомастерской, и владелец газет-домов-пароходов. А цель подарка одинакова для всех — выражение общего настроения, атмосферы дружеской сплочённости и взаимного уважения. Подарком шефу может быть даже общее застолье с домашней выпечкой либо специально заказанным тортом или десертом.
Руководитель — самая высокооплачиваемая должность, так что наибольшую ценность представляет не сам предмет, а отношение коллектива к начальнику, воплощённое в нём. Подарок руководителю не может быть очень дорогим, солидным или пафосным, и хорошо, если при выборе учтены его интересы и вкусы. Например, любителю предметов старины или оружия уместно подарить уменьшенные копии раритетного оружия, ценителю качественного спиртного — набор марочных вин или эксклюзивный алкоголь, книголюбу и ценителю искусства — книги в качественном полиграфическом исполнении и т.д.
Всем нам следует помнить, что подарок не бездушный предмет, а прежде всего мысль и эмоции, находящие материальное воплощение. В этой формуле вся простота и сложность подарочного этикета.
Cigar Clan 3'2008. Гузель Закарян, агентство «Деловой Протокол»
